En tant qu’entreprise, association ou fédération, afficher et gérer un annuaire de vos membres n’est pas chose aisée. Que vous en soyez déjà équipé ou pas, la mise en place d'un annuaire et des fonctionnalités Extranet et Back-Office liées représente un projet numérique à part entière.
Comment concevoir cet outil ? Comment le greffer à votre portail Web ? À qui faire appel ? Comment préparer cet annuaire de votre côté ? On vous explique tout dans ce billet de Blog !
Qu'est-ce qu'une application "annuaire de membres" ?
Tout d’abord, une petite présentation de ce qu’est un annuaire pour vos membres selon nous.
Il s’agit d’une (mini) application Web intégrée à votre portail Web, qui se présente sous la forme d’une liste (répertoire) et/ou d’une carte interactive, et sert à représenter votre collectif de membres aux yeux des utilisateurs. Marque, Type, Thématique, Contact, Géolocalisation, etc. sont les informations essentielles. Souvent, ces informations sont déclinées en différentes versions d'affichage : au minimum sur les infobulles, et le plus souvent tout le détail sur les "fiches membres".
Un exemple de carte interactive que vous pouvez retrouvez sur le site Web de Ardèche Hermitage développé par KAPT à l'aide de fonds de carte MapBox (voir notre article sur les fonds de carte interactive) :
Les objectifs d'un annuaire de membres
Le premier objectif d'un annuaire pour n'importe quel type de structure est, bien évidemment, de mettre en avant ses membres. Cette mise en avant doit-être autant quantitative (exhaustive) que qualitative (apporter de la visibilité aux membres). Pour cela, la vue cartographique est souvent essentielle pour faciliter les recherches géolocalisées (ce qui implique des coordonnées précises). C'est un outil très prisé de nos clients du secteur touristique : Offices de Tourisme, Les Plus Beaux Villages de France et les labels touristiques comme Gîtes de France ou Accueil Paysan.
Un deuxième objectif des annuaires de membres est de permettre des recherches thématiques à l'aide de quelques filtres. Cela implique de recenser et qualifier ces informations sous la forme d'une base de données (comme un observatoire économique), parfois nommé Intranet. Cette base de données "observatoire" peut être connectée à un Extranet souvent appelé "Espace Membre".
À ce stade, vous pouvez jeter un coup d'oeil à notre article sur la conception d'Extranet.
L'avantage de l'espace membre, c'est qu'il va permettre à vos adhérents de saisir et tenir à jour directement ces informations. Vous pourrez garder un rôle de modérateur ou pas. On retrouve cela sur nos projets de syndicats, associations, fédérations comme Cosmébio ou le Cluster Bio par exemple.
Ici, encore un exemple d'une réalisation : la recherche par thématique, mise en place sur le site Web de Cosmébio :
Un troisième objectif est parfois aussi de permettre aux adhérents de bénéficier tout simplement d'une nouvelle présence en ligne. D'une part, la transformation numérique ne touche pas tous les secteurs de la même façon. D'autre part, être visible sur le Web implique d'avoir une présence transversale sur plusieurs canaux. Les annuaires des sites Web de fédérations ou associations connues sont souvent de bons canaux d'acquisition. On retrouve cet objectif sur des projets comme le syndicat de l'AOC Clairette de Die, l'association Valence en Gastronomie ou le projet Dorémi.
Un dernier objectif est la réassurance ! En effet, avant de devenir membre, d'adhérer au sein de votre organisation, il est fort probable qu'une structure cherche à savoir qui est déjà membre. Une recherche dans l'annuaire permettra de voir si des concurrents sont adhérents, ou de potentiels partenaires, ou tout simplement le volume de l'annuaire de membres. Cela permet de s’y retrouver et d'augmenter également la confiance à l’égard de l’organisation.
Une autre réalisation KAPT pour Les plus beaux villages de France :
Les erreurs à éviter pour votre logiciel annuaire pour vos membres
Voici un état des lieux des erreurs qui sont fréquemment commises et que vous pouvez donc éviter.
Un outil non organisé avec peu de visibilité
C’est l’erreur la plus courante. En effet, trop souvent, les sites Web négligent cette partie de leur application Web et/ou ne prennent pas le temps de l’organiser correctement. Mais cela a un effet négatif... l’image que renvoie un site Internet est très importante ! Et négliger le logiciel annuaire de vos membres aura tendance à laisser croire à vos clients que l’ensemble de vos services sont négligés. Pour cela, faites attention à ce que la page de votre site Web suive bien la même charte graphique que le reste des pages, et qu’elle soit bien organisée pour être bien visible ; il faut que les visiteurs s’y repèrent facilement et trouvent la bonne information rapidement.
Un outil non professionnel
Créer son annuaire adhérents doit être réfléchi pour que vos visiteurs trouvent les bons renseignements rapidement. Or, réguilièrement, nous voyons des sites Web avec comme seul espace membre un lien vers un tableau. Et, bien souvent encore, ce tableur n’est pas organisé et/ou peu présentable... En tant que marque ou collectif, vous ne pouvez pas laisser une simple feuille de calcul avec quelques noms représenter vos adhérents. Le logiciel annuaire de vos membres doit être réalisé avec professionnalisme et s’accorder à être dans la même démarche que votre site Web.
Un outil trop simpliste
Une autre erreur fréquente est celle de ne pas en faire assez. C’est-à-dire de ne pas mettre assez de personnes/marques/entreprises dans l’annuaire ou de ne pas assez remplir les champs leur étant associés. Cela aura comme conséquence de décrédibiliser votre travail et les postes occupés des personnes de votre organisation. Veillez à ce que cet outil soit complet et remplisse également sa fonction, c’est-à-dire informer les visiteurs et rendre la recherche fluide et agréable.
Un outil chronophage
Parfois (pour ne pas dire souvent), l'annuaire des membres est géré uniquement à l'aide d'un CMS (comme Wordpress), où les informations ne sont pas toujours à jour car non synchronisé avec un Back-Office et une Base De Données.
En parallèle, les données des membres sont gérées via une simple feuille de calcul Excel qui peut, parfois (pour ne pas dire souvent), rencontrer quelques difficultés (voire notre article pour comprendre pourquoi ici). Alors, si une information doit être modifiée pour un membre, la modification doit se faire sur le CMS, et le fichier Excel. Cette double saisie est non seulement chronophage mais aussi source d'erreurs.
Ces situations ne sortent pas de l'imagination de KAPT, mais d'exemples réels. Par exemple, nous travaillons avec Biopartenaire pour mettre en place sur leur site un annuaire membres qui était, jusque-là, géré sur Wordpress. Nous avons conçu un annuaire hybride avec une carte interactive pour géolocaliser les différents labelisés et obtenir toutes les informations par localisation très rapidement. Mais surtout, nous avons mis en place un outil d'administration avec modération des entrées de l'Extranet pour un gain d'efficacité.
L'annuaire de membres hybride avec carte interactive pour ARCHE agglo :
Les must have de votre logiciel annuaire pour vos membres
Pour vous aider, nous vous résumons ci-après ce qu’il doit y avoir dans votre outil.
Les contacts des strucutres... trackés
Sous les profils des structures composants votre annuaire, il doit y avoir les coordonnées de cette structure. Comment la joindre, par quel moyen, etc. On oublie souvent que l’une des fonctions principales d’un logiciel d’annuaire de vos membres est la mise en relation. Mais, pour éviter tout combat de mauvaise foi avec vos membres, nous vous proposerons en option la possibilité de tracker ces mises en relation via un module statisitiques. Ainsi, chaque membre et/ou vous auraient accès à des statistiques pour chaque fiche : nombre de clics sur le mail, l'adresse, le téléphone, l'itinéraire et surtout le lien de shopping (réserver /acheter) ! Cela permet de démontrer l'apport d'affaires de votre annuaire. N’oubliez donc pas cette fonctionnalité optionnelle mais très utile.
Un canal de vente ou de réservation
La fiche d'un de vos membres peut constituer la première étape d'un tunnel d'achat pour l'internaute. Nous préconisons toujours l'intégration d'un bouton (Call To Action) aiguillant vers la vente d'un produit ou la réservation d'une prestation. L'expérience nous a montré que les fiches annuaires constituaient des entrées efficaces vers des "destinations e-commerce". Et, de la même façon que nous pouvons tracker les interactions avec les coordonnées, vous pourrez aussi suivre le nombre de clics sur ce bouton.
Un listing précis, à jour et exhaustif
Un annuaire de membres se doit d'être exhaustif pour être crédible. Mais pas seulement ! Il doit aussi être tenu à jour régulièrement en cas d'ajouts ou sorties de membres, et en cas de modifications de fiche de renseignements. Un nouveau numéro de téléphone, un changement d'adresse… ne laissez pas vos visiteurs consulter des informations erronées ! Enfin, pensez à faire apparaître toutes les informations relatives à vos membres dans leur fiche.
Une interface agréable et intuitive
Pour finir, la touche "design" qui rendra votre outil pertinent est : l'ergonomie de celui-ci. Rendez-le attractif au possible ; généralement, le mieux est qu’il suive la charte graphique de votre site Web. L’interface doit être visuellement agréable et le tout doit être intuitif pour que le visiteur puisse s’y retrouver : pensez expérience utilisateur (UX Design). Ce sera sans doute une des fonctionnalités phare de votre portail Web, il faut la soigner.
La carte interactive et le répertoire de membres avec filtres pour le Cluster Bio :
Qui contacter pour la conception de votre répertoire ?
Maintenant que vous avez ces conseils en tête, vous vous demandez sûrement comment réaliser cet espace ?
Sachez que la meilleure décision pour réaliser l’outil qui vous correspondra est de contacter des spécialistes des Extranet et annuaires. Ce sont des agences digitales spécialisées dans la conception d'applications Web et qui sauront écouter vos besoins et vous accompagner.
Ça tombe bien, chez KAPT, nous sommes spécialisés dans la conception d’applications Web et en particulier d’annuaires hybrides pour vos membres avec carte interactive ! Nous proposons d'autres services comme l’accompagnement et l'assistance, le prototypage, la conception et la stratégie Web de votre espace. Nous proposons également des services annexes comme la conception d'un extranet pour vos membres.
Intéressé ? Vous n’avez qu’à nous contacter !
Pour conclure, résumons par une liste à quoi doit ressembler un annuaire membres digne de ce nom :
Vous l’aurez compris, construire son logiciel annuaire de membres peut devenir un vrai casse-tête si vous n’avez pas les bonnes clés en main dès le départ. Choisissez bien la forme que vous souhaitez lui donner et surtout entourez-vous de personnes expertes en création de répertoires virtuels : nous ;-) !
Pensons ensemble votre annuaire de membres
